A ligação entre os canais de comunicação interna e a conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) é intrínseca à forma como as organizações lidam, compartilham e realizam a gestão de informações. Canais de comunicação interna, como intranets, sistemas de e-mail e plataformas de mensagens, servem como os condutos pelos quais dados sensíveis são transmitidos numa empresa. Portanto, esses canais desempenham um papel crucial na determinação do nível de segurança das organizações. Seja na colaboração entre funcionários, gestão de projetos ou partilha de documentos, a maneira como os dados são comunicados internamente pode aprimorar ou comprometer a conformidade com a regulamentação de proteção de dados.
I. Violações Comuns do RGPD em Comunicações de Trabalho
I.I. Acesso não Autorizado a Dados Sensíveis
Uma das violações mais comuns relacionadas à proteção de dados em comunicações de trabalho é o acesso não autorizado a dados sensíveis. Isso ocorre quando indivíduos numa organização, muitas vezes de forma não intencional, obtêm acesso a informações pessoais sem as permissões adequadas. Essa quebra nos controles de acesso aos dados pode levar à exposição de detalhes sensíveis. Por conseguinte, o acesso não autorizado representa um risco significativo para a privacidade das pessoas e pode resultar em penalidades severas sob o RGPD. Isto acontece especialmente se levar à divulgação ou processamento não autorizado de informações pessoais sensíveis.
Um grande exemplo aconteceu com a RWTH Aachen University que enviou um email a diversos contactos contendo, por engano, um anexo com uma lista de 8.000 dados de alunos com nome completo, número de matrícula e respetivo endereço de email.
Outro foi o caso da Ilunion Seguridad que foi multada em 15.000 euros pela Agência Espanhola de Proteção de Dados por infrações aos artigos 5º e 32º do Regulamento Geral de Proteção de Dados. A empresa enviou e-mails para várias pessoas sem utilizar a opção de cópia oculta, expondo, assim, endereços de email pessoais de trabalhadores sem o devido consentimento.
I.II. Canais de Comunicação Inseguros
A utilização de canais de comunicação inseguros é outra violação comum do RGPD em comunicações de trabalho. Isso ocorre quando informações sensíveis são transmitidas por meio de canais não criptografados ou plataformas que não possuem medidas de segurança adequadas. Canais de comunicação inseguros expõem dados à intercetação, aumentando, dessa forma, o risco de violações de dados e acesso não autorizado. O RGPD exige que as organizações implementem medidas técnicas e organizacionais adequadas para garantir a confidencialidade e a integridade de dados pessoais durante a transmissão.
II. Como mitigar os Riscos através de Comunicações Internas
II.I. Implementação de Canais de Comunicação Seguros
Para mitigar os riscos à violação do RGPD associados às comunicações de trabalho, as organizações devem priorizar a implementação de canais de comunicação seguros. Isso envolve a incorporação de medidas de segurança robustas, como a criptografia de ponta a ponta. Esse método de criptografia garante que os dados permaneçam confidenciais e íntegros durante a transmissão, reduzindo significativamente o risco de acesso não autorizado. Além disso, a aplicação de controles de acesso e permissões rigorosas garante que apenas indivíduos autorizados tenham o nível apropriado de acesso a informações sensíveis. Essas medidas melhoram coletivamente a confidencialidade e a integridade de dados trocados por meio de canais de comunicação interna. Desse modo, alinhando-se com a ênfase do GDPR na proteção de dados.
Além disso, a implementação de canais de comunicação como uma intranet ou plataformas corporativas de mensagens instantâneas ajudam na comunicação interna para a rápida partilha de informações, documentos e projetos de maneira mais segura do que a utilização de canais particulares de comunicação.
II.II. Educando os colaboradores sobre as melhores práticas na proteção de dados
Os colaboradores são partes fundamentais na manutenção e segurança dos dados numa organização. A realização de workshops, seminários e campanhas regulares de consciência é essencial para educar os funcionários sobre os princípios e as melhores práticas na proteção de dados. Atualizações regulares e campanhas de consciência, disseminadas por meio de canais de comunicação interna, servem para reforçar a importância da conformidade com o RGPD e manter os funcionários informados sobre regulamentações em evolução. Ações de educação contribuem para a criação de uma cultura de consciência e responsabilidade, capacitando os colaboradores a desempenhar um papel ativo na proteção de informações pessoais e na prevenção de violações do RGPD.
III. Conclusão
Em suma, abraçar uma estratégia de comunicação em conformidade com o RGPD gera benefícios a longo prazo para os negócios. Além de evitar as repercussões financeiras por possíveis violações à regulamentação, as organizações que priorizam a proteção de dados fomentam uma cultura de transparência, responsabilidade e confiança. Uma estratégia de comunicação em conformidade com o RGPD não apenas protege contra violações de dados, mas também aprimora a reputação da organização entre clientes, colaboradores e parceiros. Ao ver a conformidade com o RGPD como parte integrante da sua estratégia de comunicação, as empresas se posicionam para o sucesso sustentado. Numa época em que a privacidade de dados é um alicerce de práticas corporativas éticas e responsáveis, esta abordagem constrói confiança e longevidade..